Personalentwicklung: Kanban für HR

Mit der Methode „Kanban“ lassen sich Aufgaben und Projekte steuern. Der Begriff kommt aus dem Japanischen und bedeutet „Signalkarte“. Damit ist der Grundgedanke bereits formuliert: Anstehende Aufgaben werden über Karten visualisiert. Ihre Wurzeln hat die Methode in der Automobilproduktion, weiterentwickelt wurde sie für die Software-Entwicklung, heute hat sie auch Einzug in alle klassischen Unternehmensbereiche gehalten.

Drei grundlegende Voraussetzungen müssen gegeben sein, damit eine neue Arbeitsmethode mit Aussicht auf Erfolg in einem Team eingeführt werden kann:

Es bedarf eines gewissen Veränderungsdrucks. Das Versprechen, dass das Arbeiten durch eine neue Form der Arbeitsorganisation für alle Teammitglieder einfacher und erfolgreicher wird, muss auf einen entsprechenden Bedarf treffen.

  • Das Team, jedenfalls aber der Teamleiter, benötigt die Bereitschaft, der gemeinsamen Arbeit eine feste Struktur zu geben, die das Steuern und Planen der Aufgaben erleichtert.
  • Eine neue Arbeitsmethode funktioniert weder von selbst noch sofort. Notwendig sind Geduld und ein gewisses Maß an Kreativität bei der individuellen Gestaltung des Ablaufs.

Kanban basiert auf drei Grundgedanken:

  • Alle Aufgaben der Teammitglieder werden auf Karten (meist: Post-Its) geschrieben und an die Wand geklebt. So sind sie für alle sichtbar.
  • Die Kanban-Wand unterscheidet Aufgaben nach dem Stand, in dem sie sich befinden: von „zu erledigen“ über „in Bearbeitung“ bis „erledigt“ reicht die grundlegende Skala, Verfeinerungen sind möglich.
  • Das Team hält regelmäßige Treffen ab (zB: täglich 10 Minunten, 2x in der Woche, 1x in der Woche), um über die erledigten, die laufenden und die nächsten Aufgaben zu sprechen. Jedes Teammitglied berichtet vom Stand der eigenen Aufgaben.

Auf der Basis dieser grundlegenden Prinzipien kann sich jede Person und jedes Team sein eigenes Vorgehen überlegen. Es braucht einige Wochen, um das eigene Konzept für die Transparenz über die Aufgaben aller zu entwickeln. Welche Aufgaben schreibe ich auf, welche nicht? Wie detailliert informiere ich das Team über meinen Arbeitsstand? Wer sorgt dafür, dass das nächste Treffen auch wirklich stattfindet? Was ist, wenn einer aus dem Team nicht richtig mitmacht?

Kanban gehört zu den sogenannten agilen Projektmanagement-Methoden. Sie verbindet das Ziel, Aufgaben transparent zu machen, Wissen miteinander zu teilen und Hilfe anzubieten. Freiwilligkeit ist wichtiger als Kontrolle, Selbststeuerung ist besser als Fremdsteuerung. Diese sozialromantisch klingenden Werte haben sich in vielen Unternehmen als Erfolg bringend erwiesen und sind in jedem Fall einen Versuch wert.

Inplace unterstützt bei der Einführung von Kanban oder anderen Projektmanagement-Methoden.
(http://www.inplace-hamburg.com/seminare/projektarbeit/)