Interview mit Susanne Reppin über Personal Kanban – mehr Spaß beim Zeitmanagement

susanne-reppin-foto.256x256Liebe Susanne, Du bist Agiler Coach und Flow Minister und leitest die Personal Kanban-Workshops bei Inplace. Was machst Du genau? Was sind Deine Schwerpunkte?

Ich bin Diplom-Mathematikern, 53 Jahre alt, komme aus Stuttgart und lebe seit 12 Jahren in Hamburg. Ich arbeite als Agiler Coach und Flow Minister für Teams, Management und Einzelpersonen. Mein Schwerpunkt liegt darin, zu zeigen, dass Personal Kanban mit seinem agilen Wertesystem in Teams und Unternehmen funktionieren kann. Außerdem möchte ich Menschen für Personal Kanban im Alltag begeistern.

Was liebst Du am meisten an Deinem Job?

Ich arbeite gerne mit Menschen zusammen. Ich habe großen Spaß daran, gemeinsam im Team den Flow, die Abläufe, die Kommunikation und die Zusammenarbeit mit Hilfe der Visualisierung zu optimieren.

Wie würdest Du Personal Kanban beschreiben? Was ist der Kern von Personal Kanban?

Seit vielen Jahren praktiziere ich Personal Kanban im beruflichen wie auch im privaten Bereich. Ich bin alleinerziehende Mutter und muss dadurch sehr gut organisiert sein. Beim Personal Kanban geht es um die Visualisierung von Projekten, Aufgaben und Terminen. Dadurch können wir unsere Arbeit, Ziele und Einsichten besser organisieren und mit anderen teilen. Personal Kanban bringt Ruhe in die Organisation. In ein paar Minuten weiß ich, was für mich wichtig ist und was ich schaffen kann. Ich arbeite eins nach dem anderen ab und fühle mich nicht unter Druck.

Personal_Kanban1Warum ist es so wichtig, die Arbeit zu visualisieren?

Visualisieren ist wichtig, um den Überblick zu behalten. Beim Visualisieren erkenne ich die Störungen besser. Dinge, die mich behindern, kann ich sofort ändern.

Was ist der Unterschied zwischen einer normalen To-Do-Liste und Personal Kanban?

To-Do-Listen sind unsortiert, ewig lang und werden gefühlt nie kürzer. Beim Personal Kanban bestimme ich die Liste für den Tag selber und zwar sortiert. Das Wichtigste ist oben. Dabei weiß ich, dass ich nicht alles schaffen muss.

 

Oft werden Kanban und Scrum in einem Atemzug genannt, welche Unterschiede bestehen hier?

Scrum und Kanban gehören beide zu den agilen Projektmanagement-Methoden. Dahinter steckt ein Wertesystem. Durch ein iteratives Vorgehen nähert man sich gemeinsam dem Ziel. Bei Scrum gibt es Rollen und Spielregeln, um den Prozess zu strukturieren. Beim Kanban ist das strukturierende Regelwerk deutlich weniger definiert. Zentrales Hilfswerk ist hier das Kanban-Board, das den aktuellen Status der Projekte mit Kärtchen visualisiert. Scrum und Kanban haben das gleiche Ziel und werde beide in Unternehmen gelebt.

Woran kann Deiner Meinung nach Kanban in einer Organisation scheitern?

Personal Kanban kann nicht scheitern, denn ich kann mein persönliches System immer an meine Bedürfnisse anpassen. Dazu benötige ich nur Motivation und Spaß. Beim Team-Kanban verhält es sich etwas anders. Hier sind mehrere Personen eingebunden. Durch die Visualisierung werden Probleme schnell offensichtlich, hier kann nichts verborgen bleiben. Das verlangt einen ehrlichen Umgang. Wenn nicht alle mitmachen, kann das Projekt scheitern.

Kann ich Personal Kanban auch für zu Hause nutzen?

Unbedingt. Ich setze es seit Jahren ein. Als mein Sohn drei Jahre alt wurde, habe ich ihn mit eingebunden. Er konnte natürlich noch nicht schreiben, aber malen und hat das mit großem Enthusiasmus getan. Man kann an einer Wand arbeiten oder wie ich mit einer DIN-A-5- Mappe oder mit digitalen Tools. Jeder so wie er mag. In meinem Büro nutze ich den Tisch.

Wie ist der grobe Ablauf Deiner Workshops?

Personal_Kanban2Da beim Personal Kanban auch der persönliche Aspekt eine Rolle spielt, lernen wir uns zunächst etwas besser kennen. Es folgt ein Theorieblock, in dem ich Personal Kanban als System vorstelle. Danach werden wir eigentlich gleich praktisch. Wir machen viele kleine Pausen. Meist arbeiten wir in zweier Teams, wobei sich die Teilnehmer aber mit ihren eigenen Themen beschäftigen, sei es privat oder beruflich. Dabei versuchen wir, das für den Teilnehmer funktionierende System zu erarbeiten. Tauchen Fragen oder Probleme nach dem Workshop auf, können die Teilnehmer mich auch immer gerne kontaktieren. Leider wird das nicht häufig in Anspruch genommen.

Welches Vorwissen sollten die Teilnehmer mitbringen, also welche Zielgruppe sprichst Du an?

Das ist ganz einfach. Hier müssen keinerlei Vorkenntnisse vorliegen. Jeder kann einsteigen. Das ist ja das Schöne an Personal Kanban. Vor kurzem coachte ich eine Kita-Leiterin, die sich mit ihren vielfältigen und immer mehr werdenden Aufgaben überfordert fühlte.

Was ist Dir bei Deinen Trainings wichtig?

Personal Kanban ist eins von vielen Möglichkeiten, sich zu organisieren. Ich finde es toll, setze es wie gesagt privat und beruflich ein. Mir ist sehr wichtig, den Teilnehmern die Freude bei der Organisation mit Personal Kanban zu vermitteln. Zeitmanagement kann Spaß machen und das möchte ich transportieren.

Wie sind die Schulungsräume ausgestattet?

Wir benutzen Flipcharts, Papier und Buntstifte. Diese Schulung ist ein Workshop, jeder arbeitet direkt an seinem Thema und findet seinen persönlichen Weg der Organisation. Es gibt einige Personal-Kanban-Tools, die ich kurz vorstelle und auch hier Empfehlungen ausspreche. Während der Schulung arbeiten wir aber nicht mit diesen Tools.

Susanne, hast Du zum Abschluss vielleicht noch einen Tipp für unsere Teilnehmer, um den alltäglichen Wahnsinn in den Griff zu bekommen?

Personal Kanban ist einen Versuch wert. Es ist spannend, vielfältig einsetzbar und sehr flexibel. Da es in vielen Unternehmen bereits genutzt wird, sei es im ganzen Unternehmen oder auch nur projektweise, ist es wichtig, sich einmal mit diesem Thema beschäftigt zu haben.

Vielen Dank für das Gespräch.

Der nächste Schulungstermin bei Inplace ist am 16. November 2015.

 

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