Zeitmanagement: Die Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode

Oft weiß man am Ende des Tages nicht, was man alles geschafft hat oder man geht mit dem Gefühl nach Hause, etwas Wichtiges vergessen zu haben. Gutes Zeitmanagement ist wichtig. Es gibt viele verschiedene Methoden, um seinen Arbeitstag, seine Arbeitswoche zu strukturieren. Die ALPEN-Methode ist eine relativ alte Methode, hat aber in der heutigen Zeit nichts an Relevanz verloren. Es handelt sich hierbei um ein einfaches und schnell umsetzbares System. In der Regel reichen 10 bis 15 Minuten für die Tagesplanung und die abschließende Kontrolle. Entwickelt wurde die ALPEN-Methode 1984 von Lothar Seiwert, einem der bekanntesten Experten im Zeitmanagement.

Die fünf Buchstaben ALPEN stehen für fünf Arbeitsschritte:

A= Aufgaben aufschreiben

Im ersten Schritt werden die Aufgaben, Termine und geplanten Aktivitäten in einer Liste notiert.

L= Länge einschätzen

In Phase 2 werden die Aufgaben und Aktivitäten zeitlich festgelegt und der erwartete Zeitaufwand notiert. So sieht man, wie viel Zeit die einzelnen Aufgaben in Anspruch nehmen und ob das überhaupt an einem Tag realisierbar ist.

P= Pufferzeit einplanen

Eine realistische Zeiteinschätzung hilft beim effektiven Arbeiten. Der Puffer sollte so gestaltet sein, dass die nachfolgenden Termine eingehalten werden können. 60 Prozent sollten für die Arbeit und 40 Prozent als Puffer eingeplant werden.

E= Entscheidung treffen

Es lassen sich nicht alle Aufgaben an einem Tag erledigen. In der Phase E werden Prioritäten gesetzt – wichtig/unwichtig/dringend/nicht dringend. Das Streichen von Aufgaben dient der Entlastung und vermeidet den Frust, nie fertig zu werden.

N= Nachkontrollieren

Am Ende des Tages wird Bilanz gezogen. Haben Sie alle Punkte erledigt, hat der Puffer gereicht und  die Zeiteinteilung war realistisch. Nicht erledigte Aufgaben kommen zum Vorschein und können in die Planung des nächsten Tages einbezogen werden.

Die ALPEN-Methode ist eine sehr strukturierte Methode, hat aber wie jede Methode Vor- und Nachteile.

Die Vorteile:

  • Das Zusammenstellen einer To-Do-Liste visualisiert die Aufgaben und gibt einen Überblick über den Tag.
  • Oftmals unterschätzt man die Zeitspanne, die eine Aufgabe tatsächlich in Anspruch nimmt. Mit der ALPEN-Methode lernt man die Zeit besser einzuschätzen.
  • Die Methode ermöglicht eine bessere Kontrolle der gesetzten Ziele.
  • Sie fördert die Selbstdisziplin und macht den Tagesablauf transparenter.
  • Für Unvorhergesehenes werden Pufferzeiten eingeplant.
  • Das Abhaken von Aufgaben erzeugt ein Erfolgserlebnis.

Die Nachteile:

  • Die Methode funktioniert in erster Linie dann, wenn man sich die Aufgaben und die Zeit selber einteilen kann.
  • Sind Arbeitsschritte von Kollegen abhängig, wird die Umsetzung schwierig.
  • 40 Prozent Pufferzeit ist viel, lässt sich meistens in der Praxis kaum darstellen.
  • Zu viel Puffer kann auch dazu führen, dass man die jeweiligen Aufgaben unnötig ausdehnt.
  • Bei dynamischen Prozessen ist die Methode kaum anwendbar.
  • Für die Anwendung dieser Methode ist viel Selbstdisziplin und gute Organisation notwendig.

Fazit: Ein aktives Zeitmanagement hilft die anfallenden Aufgaben besser zu planen und abzuarbeiten. Wie bei jeder Zeitmanagement-Methode gilt auch bei der ALPEN-Methode: Ausprobieren. Das wichtigste ist bei allen Methoden, diese auch wirklich anzuwenden.